Les règlements de l'APEX

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Partie 1 : Interprétation

1.01 Définitions

Dans les présents règlements administratifs et tout autre que l’Association adoptés à l’avenir, les définitions suivantes s’appliquent, sauf si le contexte commande une interprétation différente :

  1. Dans les présents règlements administratifs et tout autre que l’Association adoptés à l’avenir, les définitions suivantes s’appliquent, sauf si le contexte commande une interprétation différente :
  2. « APEX » désigne l’Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada;
  3. « assemblée des membres » désigne une assemblée annuelle des membres ou une assemblée extraordinaire des membres; l'expression « assemblée extraordinaire des membres » comprend toute assemblée de n'importe quelle classe ou classes de membres et toute assemblée extraordinaire des membres ayant droit de vote à une assemblée annuelle des membres.
  4. “assemblée extraordinaire” désigne une assemblée des membres formellement convoquée par le président, le conseil ou les membres ordinaires, conformément aux présents règlements administratifs ;
  5. « Association » désigne l’Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (l’« Association »);
  6. « comité exécutif » désigne un comité composé du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier ainsi que d’un dirigeant sans affectation particulière, qui exercent leur mandat en vertu de l’article 13.03 des présents règlements administratifs;
  7. « comité permanent » désigne un comité établi en vertu de l’article 14.01 des présents règlements administratifs;
  8. « conseil » ou « conseil d’administration » désigne le conseil d’administration de l’Association selon les modalités établies dans les présents règlements administratifs;
  9. « chef de la direction » désigne l’employé à temps plein qui occupe le plus haut rang à l’Association;
  10. « dirigeant » désigne un administrateur qui occupe un poste de direction à l’Association;
  11. « dirigeant sans affectation particulière » désigne un administrateur élu au comité exécutif par le conseil d’administration en vertu de l’article 14.12 des présents règlements administratifs;
  12. « équivalent » désigne une personne d’une catégorie et d’un niveau professionnels que le conseil d’administration juge être les équivalents du groupe de la direction, conformément à l’article 6.02 des présents règlements administratifs;
  13. « Loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23), incluant les règlements résultant de la Loi et toute autre loi ou règlement qui peut la remplacer et ses modifications;
  14. « membre associé » désigne un ancien membre du groupe de la direction, ou un ancien titulaire d’un poste équivalent, de la fonction publique du Canada;
  15. « membre en règle » désigne un membre qui a réglé ses droits d’adhésion;
  16. « membre ordinaire » désigne un membre du groupe de la direction de la fonction publique du Canada ou l’équivalent;
  17. « membres » désigne des membres ordinaires et des membres associés, comme le précise l’article 6.01 des présents règlements administratifs;
  18. « politiques et procédures » désignent les politiques et procédures, le cas échéant, adoptées par le conseil d’administration en vertu de l’article 7.01 des présents règlements administratifs;
  19. « région de l’Atlantique » est la région géographique où se trouvent les provinces du Nouveau-Brunswick, de l’Île-du-Prince-Édouard, de la Nouvelle-Écosse et de Terre-Neuve-et-Labrador;
  20. « région de la capitale nationale » est le siège du gouvernement du Canada et ses alentours, plus particulièrement définis dans l’annexe de la Loi sur la capitale nationale;
  21. « région de la Colombie-Britannique et du Yukon » est la région géographique où se trouvent la province de la Colombie-Britannique et le territoire du Yukon;
  22. « région de l’Ontario » est la région géographique où se trouve la province de l’Ontario;
  23. « région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest » est la région géographique où se trouvent les provinces du Manitoba, de la Saskatchewan et de l’Alberta ainsi que les Territoires du Nord-Ouest;
  24. « région du Québec et du Nunavut » est la région géographique où se trouvent la province du Québec et le territoire du Nunavut;
  25. « règlements » désignent les règlements afférents promulgués aux termes de la Loi, avec leurs modifications successives;
  26. « règlements administratifs » désignent les statuts et règlements administratifs de l’Association, avec leurs modifications successives.

1.02 Interprétation

Les présents règlements administratifs sont interprétés conformément à ce qui suit, à moins que le contexte ne l’exige autrement :

  1. Les termes et les expressions inclus ici, qui sont définis dans la Loi ou le règlement afférent, ont le même sens que lesdits termes et expressions utilisés dans la Loi ou le règlement afférent;
  2. Les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel, et inversement; le terme « personne » comprend les particuliers, les personnes morales, les entreprises, les sociétés, les partenariats, les syndicats, les fiducies et tout autre regroupement de personnes, et
  3. Les titres utilisés dans les règlements sont insérés à des fins de référence seulement et ne doivent pas être considérés ou pris en compte dans l’interprétation des modalités ou des dispositions de manière à clarifier, à modifier ou à expliquer les conséquences de telles modalités ou dispositions.

Partie 2 : Langues officielles

2.01 Les présents règlements administratifs sont rédigés en anglais et en français.

2.02 Les délibérations du conseil d’administration, des membres et des comités de l’Association peuvent être tenues en français ou en anglais, partiellement dans l’une et l’autre langue, ou entièrement dans les deux langues officielles. Les rapports et les comptes rendus des délibérations sont rédigés en français et en anglais.

2.03 Aucune des versions anglaise ou française des règlements administratifs, des lettres patentes ou des comptes rendus des délibérations n’a préséance sur l’autre.

2.04 L’objet du présent article est d’officialiser la nature bilingue de l’Association.

2.05 L’Association fournit des services à ses membres dans la langue officielle de leur choix.

Partie 3 : Siège social

3.01 Le siège social de l’Association est situé dans la région de la capitale nationale.

Partie 4 : Seau

4.01 L'organisation peut avoir son propre sceau qui doit être approuvé par le conseil d'administration. Le secrétaire de l'organisation est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d'administration.

Partie 5 : Buts, objectifs et principes

5.01 Le but, les objectifs et les principes de l’Association sont les suivants :

  1. Promouvoir une fonction publique de premier ordre en encourageant l’excellence dans la gestion et le leadership, tout en contribuant au mieux-être des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada;
  2. Faire avancer et promouvoir les intérêts de ses membres;
  3. Accroître la confiance et le respect du public à l’égard de la fonction publique du Canada et de ses cadres supérieurs;
  4. Encourager et maintenir un niveau de professionnalisme élevé parmi ses membres;
  5. Inspirer l’excellence, l’honnêteté et la confiance dans le service public au Canada et à l’ensemble des Canadiens. En tant que porte-parole reconnu de la communauté des cadres supérieurs fédéraux, l’Association est un organisme national dynamique dont les conseils au sujet des grands dossiers publics sont recherchés et appliqués par divers chefs de file, au pays et à l’étranger.

5.02 Pour réaliser les objectifs susmentionnés et accessoirement à ces objectifs, l’Association exerce les pouvoirs prescrits par la Loi ou le règlement afférent, ou toute autre loi applicable le cas échéant, plus particulièrement et sans limiter la généralité de ce qui précède, pour :

  1. accumuler le cas échéant une partie du ou des fonds de l’Association, ainsi que les recettes issues de ces activités, sous réserve des lois applicables;
  2. investir et réinvestir les fonds de l’Association en conformité avec ses principes directeurs, tels qu’ils sont établis le cas échéant;
  3. signer des conventions, des contrats et des engagements connexes au but et aux objectifs de l’Association;
  4. acquérir des biens immobiliers par achat, location, legs immobilier, don ou autre, détenir ces biens ou une participation dans ces biens aux fins de leur utilisation ou de leur occupation réelle par l’Association ou aux fins de son entreprise, et vendre et aliéner ces biens, en totalité ou en partie, lorsqu’ils ne sont plus utiles à ces fins;
  5. contracter des emprunts fondés sur le crédit de l’Association;
  6. limiter ou augmenter le montant de l’emprunt;
  7. émettre des obligations ou d’autres valeurs de l’Association;
  8. engager ou vendre les obligations ou autres valeurs mobilières pour les sommes et les prix jugés opportuns pour garantir ces obligations ou autres valeurs mobilières, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de l’Association, au moyen d’une hypothèque, d’une charge ou d’un nantissement visant tout ou partie des biens meubles et immeubles dont l’Association est propriétaire ou qu’elle a subséquemment acquis, ainsi que tout ou partie de l’entreprise et des droits de l’Association.

Aucune disposition dans les présents règlements administratifs ne limite, ni ne restreint les emprunts financiers par l’Association sur des lettres de change ou billets à ordre faits, tirés, acceptés ou endossés par l’Association ou en son nom.

Partie 6 : Membres

6.01 Il y a deux (2) catégories de membres :

  1. membres ordinaires, et
  2. membres associés.

6.02 Le conseil d’administration peut, à sa discrétion et quand bon lui semble, fixer les critères d’équivalence utilisés pour déterminer quels groupes et niveaux professionnels sont les équivalents du groupe de la direction.

6.03 Les membres ordinaires ont tous les droits et les privilèges attachés au statut de membre de l’Association, y compris le droit de voter. Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier le présent article des règlements administratifs si les dites modifications touchent les droits des membres ou les conditions décrites aux alinéas 197(1)e), h), l) ou m).

6.04 Les membres associés ont tous les droits et privilèges des membres de l’Association, sauf le droit de voter. À des fins de clarification, les membres associés ont le droit d'assister et de participer aux assemblées annuelles des membres et aux assemblées extraordinaires des membres, mais n’ont pas droit de voter. Conformément au paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier le présent article des règlements administratifs si les dites modifications touchent les droits des membres ou les conditions décrites aux alinéas 197(1)e), h), l) ou m).

6.05 Les membres paient les droits d’adhésion établis régulièrement par le conseil d’administration.

6.06 Pour être admis comme membre de l’Association et le demeurer, les membres éventuels et actuels acceptent de se conformer aux règlements administratifs ainsi qu’aux politiques et aux procédures de l’Association, sous réserve des modifications successives apportées, et d’y être liés. Une personne devient membre si elle acquitte les droits d’adhésion en vigueur et si elle satisfait à toutes les exigences précisées dans les politiques et procédures en vigueur au moment pertinent.

6.07 Un membre peut mettre fin à son adhésion à l’Association à n’importe quel moment en envoyant une note écrite à cet effet au chef de la direction ou au secrétaire.

6.08 Toute personne qui n’acquitte pas les droits d’adhésion prévus à l’article 6.05 dans un délai d'un (1) mois suivant l’échéance cesse d’être membre. Un membre peut être réintégré comme membre une fois les frais d'adhésion acquittés.

6.09 Le conseil d’administration peut annuler l’adhésion d’un membre si celui-ci a été trouvé coupable d’une infraction en vertu du Code criminel.

Partie 7 : Conseil d’administration

7.01 Les biens et les affaires de l’Association sont gérés par le conseil d’administration. La gestion de l’Association revient au Conseil d’administration, qui en détermine la teneur. Le Conseil doit établir, réviser et faire respecter les politiques et les procédures de l’Association.

7.02 Le conseil d’administration détient les pouvoirs, les droits et les privilèges conférés aux sociétés en vertu de la Loi, et qui comprennent, sans limiter la généralité de ce qui précède, les actions suivantes :

  1. Diriger les affaires de l’Association;
  2. Prendre les mesures nécessaires pour contrôler et gérer les affaires de l’Association qui ne sont pas contraires à la Loi ou au règlement afférent;
  3. Gérer toutes les affaires de l’Association, et passer ou faire passer pour elle, en son nom, tout genre de contrat qu’elle peut légalement passer et, sauf disposition contraire des présents règlements administratifs, exercer tous les pouvoirs, poser tous les actes et faire toutes les choses que l’Association est autorisée par sa charte ou autrement à exercer, à poser et à faire;
  4. Autoriser, au fur et à mesure des besoins, des dépenses au nom de l’Association et déléguer par résolution à un ou des dirigeants de l’Association le droit de faire travailler des employés et de leur payer un salaire. Les administrateurs ont le pouvoir de recourir à des services financiers, juridiques et autres, et de demander l’aide d’experts;
  5. Recueillir et accepter des fonds destinés à soutenir le but et les objectifs de l’Association, et prendre les mesures jugées nécessaires pour permettre à l’Association d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, des dons, des subventions, des règlements, des cessions, des dotations et des donations de toute nature dans le but de poursuivre ses objectifs et ses principes directeurs;
  6. Dépenser de tels fonds lorsqu’il est nécessaire de le faire pour mener les affaires de l’Association;
  7. Louer ou acheter des biens immobiliers; signer des contrats et des baux, y compris des contrats de travail généraux et des contrats de services aux personnes;
  8. Fixer les droits d’adhésion;
  9. Le conseil d’administration peut, le cas échéant :
    1. contracter des emprunts fondés sur le crédit de l’Association;
    2. limiter ou augmenter le montant de l’emprunt;
    3. émettre des obligations ou d’autres valeurs mobilières de l’Association;
    4. engager ou vendre les obligations ou autres valeurs mobilières qui semblent appropriées pour les sommes et aux prix jugés opportuns;
    5. garantir ces obligations ou autres valeurs mobilières, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de l’Association, au moyen d’une hypothèque, d’une charge ou d’un nantissement visant tout ou partie des biens meubles et immeubles dont l’Association est propriétaire ou qu’elle a subséquemment acquis, ainsi que tout ou partie de l’entreprise et des droits de l’Association.

Partie 8 : Nombre et compétences

8.01 Le conseil d’administration est composé de quinze (15) administrateurs :

  • un (1) membre associé;
  • neuf (9) membres ordinaires de la région de la capitale nationale;
  • cinq (5) membres ordinaires (un membre de chacune des régions que sont la région de l’Atlantique, la région du Québec et du Nunavut, la région de l’Ontario, la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest ainsi que la région de la Colombie-Britannique et du Yukon).

8.02 Tous les administrateurs doivent avoir l'âge de la majorité selon la province ou le territoire de leur résidence principale et être légalement en mesure de passer des contrats et posséder les autres qualités qui seraient requises si l’Association était constituée en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions.

8.03 Tous les administrateurs actuels, autres que ceux dont le mandat a expiré en raison des conditions de départ imposées au moment du renouvellement, qui occupent leur charge au moment de l’approbation des présents règlements administratifs par les membres de l’Association à l’assemblée des membres restent en poste jusqu’à l’assemblée annuelle des membres suivante, où on procédera à l’élection des administrateurs conformément aux présents règlements administratifs.

8.04 Par la suite, à moins d’indication contraire dans les présents règlements administratifs, les administrateurs sont élus par les membres pour un mandat de trois (3) ans, à partir de la date de l’assemblée des membres au cours de laquelle l’élection de ces personnes au conseil d’administration entre en vigueur. Le mandat initial de trois ans (3) de chaque administrateur peut être reporté pour une autre période consécutive de trois (3) ans. Par la suite, ces administrateurs ne peuvent être élus de nouveau pendant au moins un an. Une fois écoulé ce délai, ils peuvent être réélus. Tout est mis en oeuvre pour que, dans la mesure du possible, le mandat d’au plus un tiers (1/3) des administrateurs ne vienne à échéance dans une même année.

8.05 Le conseil d’administration doit présenter l’ensemble des habiletés et des compétences qu’il estime importantes pour aider l’Association à réaliser son but, ses objectifs et ses principes. Par sa composition, il doit aussi être représentatif de l’esprit de diversité dont la Loi sur l’équité en matière d’emploi et la Loi sur les langues officielles font la promotion et témoigner d’une prise en considération des divers niveaux hiérarchiques du groupe de la direction.

Partie 9 : Postes vacants et révocation d’un administrateur

9.01 Un administrateur cesse d’agir à ce titre dans les circonstances suivantes :

  1. S’il démissionne, en adressant un avis de démission écrit au président;
  2. Sauf dans le cas d’un administrateur qui est un membre associé en vertu de l’article 8.01, s’il cesse d’être au service de la fonction publique fédérale ou de faire partie du groupe de la direction ou l’équivalent;
  3. S’il meurt;
  4. S’il est démis de ses fonctions par une résolution à une assemblée extraordinaire des membres, à la suite d’un vote majoritaire représentant soixante-quinze pour cent (75 p. 100) des personnes votantes à l’assemblée extraordinaire des membres, à la condition qu’on ait distribué aux membres un avis les informant de l’intention de passer un tel vote pas moins de trente (30) jours avant l’assemblée;
  5. e. Si un tribunal déclare que ses facultés mentales sont altérées;
  6. S’il procède à une cession générale en faveur de ses créanciers, s’il fait faillite ou devient insolvable, ou s’il se réclame de quelque loi en vigueur applicable aux débiteurs faillis ou insolvables;
  7. S’il a été reconnu coupable d’un acte criminel ou d’un abus de confiance;
  8. Si son adhésion a été annulée en raison d’un défait de paiement des droits d’adhésion;
  9. S’il est déménagé de façon permanente de la région qu’il représentait et dans laquelle il résidait au moment de son élection conformément à l'article 8.01. Cette démission doit avoir lieu au plus tard à la prochaine assemblée annuelle des membres prévue.

9.02 Un administrateur peut être suspendu pour un motif valable par un vote majoritaire de soixante-quinze (75 %) pour cent du conseil d'administration. Dans un tel cas, une assemblée extraordinaire des membres conformément à l'article 9.01d) visant à déterminer si l’administrateur doit être révoqué est convoquée dans les trente (30) jours de ladite suspension.

9.03 Si le poste d’un administrateur devient vacant pour l’une ou l’autre des raisons précédentes, les administrateurs en poste peuvent le combler en nommant un membre ou, s’il y a lieu, un membre associé en remplacement, jusqu’à la fin du mandat de l’administrateur dont le poste est devenu vacant. Subsidiairement, nonobstant l’article 8.01, les administrateurs qui demeurent en poste peuvent exercer tous les pouvoirs du conseil d’administration, à la condition d’avoir le quorum.

Partie 10 : Remboursement

10.1 Les administrateurs et les membres de comités se font rembourser les dépenses raisonnables qu’ils engagent dans l’exercice de leurs fonctions à titre d’administrateurs ou de membres de comités, y compris, sans s’y limiter, les frais de subsistance et de déplacement raisonnables qu’ils engagent dans l’exercice de leurs fonctions, à des taux raisonnables et conformément aux politiques adoptées le cas échéant par le conseil d’administration.

Partie 11 : Réunions du conseil d’administration

11.01 Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit convenus par le président, à condition que les membres en soient avisés sept (7) jours à l’avance. L’avis informant les administrateurs d’une réunion, y compris l’heure, le lieu et le but de celle-ci, est envoyé par écrit ou par voie électronique. En cas d’urgence, selon la détermination qu’en aura fait le président, il est possible de passer outre le préavis de sept (7) jours et d’informer les administrateurs de la tenue d’une réunion de la façon que le président juge la plus rapide et la plus prévoyante possible. Aucun avis officiel n’est nécessaire si tous les administrateurs sont présents ou si les absents ont consenti à ce que la réunion soit tenue sans préavis et en leur absence.

11.02 Le président peut décider de réunir le conseil d’administration à sa discrétion. Il doit convoquer une réunion du Conseil si quatre (4) administrateurs lui font parvenir par écrit une demande en ce sens.

11.03 Le conseil d’administration se réunit au moins quatre (4) fois par année.

11.04 Nonobstant toute disposition des présents règlements, toute assemblée des administrateurs, des dirigeants, des comités ou des membres (les « participants à l’assemblée ») peut être tenue comme suit :

  1. en personne;
  2. par téléconférence;
  3. par un autre moyen électronique;
  4. par une combinaison des moyens ci-dessus, à la condition que le conseil d’administration ait adopté une résolution générale établissant les modalités de la tenue d’une assemblée par des moyens de communication électroniques et traitant précisément de la procédure à suivre pour atteindre le quorum et enregistrer les votes, et veiller à ce que tous les participants à l’assemblée aient la possibilité de participer à l’assemblée, indépendamment du moyen électronique utilisé.

11.05 Pour toute réunion du conseil d’administration, le quorum est atteint lorsqu’au moins un (1) dirigeant et au moins sept (7) administrateurs sont présents.

11.06 En l’absence de quorum, le président ajourne la réunion dans les trente (30) minutes suivant l’heure à laquelle la réunion devait débuter.

11.07 Le conseil d’administration peut fixer un (1) ou plusieurs jours chaque année pour la tenue de réunions ordinaires dans un lieu et à une heure préétablis, auquel cas aucun autre préavis ne s’impose.

11.08 Chaque administrateur a droit à une (1) voix à chaque réunion du conseil d’administration. À toute réunion du Conseil, sous réserve de ce qui est expressément prévu dans la Loi ou la loi en général, chaque question est réglée à la majorité des voix exprimées à l’assemblée. En cas de partage des voix, le président de la réunion a une voix prépondérante. À toute réunion du conseil, les décisions sont prises par vote à main levée à moins que le président n’exige ou un administrateur ne demande une confirmation individuelle du vote. Une déclaration du président qu’une résolution a été adoptée et une inscription à cet effet dans le compte rendu constitue une preuve concluante de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes exprimés en faveur de la résolution ou contre elle.

11.09 Le conseil d’administration peut, le cas échéant, et par résolution, décider que d’autres personnes ont le droit, au même titre et de la même façon qu’un administrateur, un dirigeant, un membre d’un comité ou un bénévole de l’Association, d’être informées de la tenue d’une réunion du conseil d’administration, et d’y participer et d’y parler, personnellement ou par l’intermédiaire d’un représentant. Cependant, ces autres personnes n’ont pas le droit de voter à ces réunions.

Partie 12 : Indemnisation

12.01 Tous les administrateurs, dirigeants, membres d’un comité ou bénévoles de l’Association, ainsi que leurs héritiers, leurs exécuteurs et leurs administrateurs ainsi que leur succession et leurs effets sont, le cas échéant et en tout temps, indemnisés et exonérés à même les fonds de l’Association en ce qui concerne :

  1. tous les frais, débours et dépenses de tout genre que l’administrateur, le dirigeant, le membre d’un comité ou le bénévole de l’Association assume ou encourt dans le cadre de toute action en justice, poursuite ou procédure intentée ou engagée contre l’administrateur, le dirigeant, le membre d’un comité ou le bénévole de l’Association à l’égard de tout geste, acte de cession, matière ou objet quelconque effectué, accompli ou permis par l’administrateur, le dirigeant, le membre d’un comité ou le bénévole de l’Association dans l’exécution de ses fonctions ou à cet égard, et
  2. tous les autres frais, débours et dépenses que cet administrateur, ce dirigeant, ce membre d’un comité ou ce bénévole assume ou encourt par voie de conséquence à cet égard, à l’exception des frais, débours et dépenses qui résultent de sa propre négligence ou d’une omission intentionnelle.

12.02 L’Association doit souscrire et conserver une assurance, si possible, au profit de chacun de ses administrateurs, dirigeants, anciens administrateurs et anciens dirigeants, membres d’un comité et anciens membres de comité, et bénévoles ou anciens bénévoles à l’égard de toute responsabilité réelle ou présumée qui leur serait attribuable dans le cadre de leurs fonctions à titre d’administrateurs, de dirigeants, de membres d’un comité ou de bénévoles de l’Association, que l’Association ait ou non la capacité de les indemniser à l’égard de ladite responsabilité.

12.03 Aucun administrateur, dirigeant, membre d’un comité ou bénévole de l’Association ne répond des actes, des quittances, des négligences ou des manquements d’un autre administrateur, dirigeant, membre d’un comité ou bénévole de l’Association, ou d’un employé, ni de son assentiment à une quittance ou à un acte de conformité, ni de la perte, du préjudice ou des frais subis par l’Association en raison de l’insuffisance ou des lacunes du titre de propriété d’un bien acquis par l’Association ou pour son compte, ni de l’insuffisance d’une valeur mobilière dans laquelle des fonds appartenant à l’Association ont été placés, ni de la perte ou du préjudice résultant de la faillite, de l’insolvabilité ou de la conduite délictueuse d’une personne, d’une firme ou d’une personne morale auprès de laquelle des fonds, des valeurs mobilières ou d’autres actifs ont été déposés, ni d’une perte, d’un dommage ou d’un préjudice, quels qu’ils soient, pouvant survenir dans l’exercice des fonctions rattachées à son poste, à moins que ces événements ne surviennent parce qu’il n’a pas agi honnêtement et de bonne foi ou à cause du manque d’honnêteté ou de bonne foi de l’administrateur, du dirigeant, du membre d’un comité ou du bénévole concerné de l’Association.

12.04 Les administrateurs, dirigeants, membres d’un comité ou bénévoles actuels de l’Association n’ont aucune obligation ni responsabilité à l’égard de quelque contrat, acte ou transaction, que ceux-ci soient ou non faits, exécutés ou engagés au nom ou pour le compte de l’Association, à condition que ces contrats, actes ou transactions aient été soumis au conseil d’administration et autorisés et approuvés par lui.

Partie 13 : Dirigeants

13.01 Les dirigeants de l’Association sont les suivants :

  1. Président
    • Le président préside les réunions du conseil d’administration ainsi que l’assemblée annuelle et toute assemblée extraordinaire des membres, en plus d’assurer une supervision générale des affaires de l’Association. Le président a une voix prépondérante aux réunions du comité exécutif. Il est membre d’office de tous les comités, à l’exception des comités dont il est membre à part entière.
  2. Vice-président
    • Lorsque le président est absent ou incapable d’agir, le vice-président remplit ses fonctions et exerce ses pouvoirs, en plus d’accomplir d’autres tâches que lui confie le conseil d’administration le cas échéant.
  3. Secrétaire
    • Le secrétaire assiste à toutes les réunions du conseil d’administration, y agit comme secrétaire et enregistre tous les votes et les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Le secrétaire donne ou fait donner un avis de la tenue des assemblées des membres et du conseil d’administration, et exécute les autres tâches que lui confie le conseil d’administration ou le président le cas échéant. Le secrétaire est le dépositaire du sceau de l’Association, qu’il remet seulement lorsqu’une résolution adoptée par le conseil d’administration l’y autorise et que cette résolution identifie la ou les personnes à qui remettre le sceau. Le secrétaire accomplit également d’autres tâches que lui confie le conseil d’administration le cas échéant.
  4. Trésorier
    • Le trésorier a la garde des fonds et des valeurs mobilières de l’Association et tient une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de l’Association dans des livres prévus à cet effet et dépose tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de l’Association dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confie au courtier en valeurs mobilières enregistré que désigne le conseil d’administration le cas échéant. Le trésorier dépense les fonds de l’Association à la demande de l’autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rend compte au président et au conseil d’administration, à la réunion du conseil d’administration ou lorsqu’ils l’exigent, de toutes les transactions et dépose un bilan de la situation financière de l’Association.
  5. Dirigeant sans affectation particulière
    • Le dirigeant sans affectation particulière, en tant que dirigeant de l’Association et membre du comité exécutif, contribue à l’administration des affaires de l’Association. Il effectue aussi les autres tâches que lui confie le conseil d’administration le cas échéant.

13.02 Les dirigeants de l’Association sont élus par le conseil d’administration, parmi ses membres, à la première réunion du conseil d’administration après l’assemblée annuelle des membres.

13.03 Un dirigeant de l’Association occupe son poste pendant deux (2) ans, à partir de la date de son élection, conformément au paragraphe 13.02, ou jusqu’à ce qu’on élise un successeur pour le remplacer. Les dirigeants peuvent voir leur mandat reconduit pour deux autres mandats de deux ans pour une période maximale de six (6) ans à titre de dirigeant.

13.04 Tous les dirigeants sont des administrateurs de l’Association et cessent d’être des dirigeants lorsqu’ils ne sont plus administrateurs.

13.05 Le président préside toutes les réunions de l’Association.

13.06 Lorsque le président est absent ou incapable d’agir, ou s’il démissionne, le vice-président remplit ses fonctions et exerce ses pouvoirs. De plus, le vice-président accomplit d’autres tâches que lui confie le conseil d’administration le cas échéant.

13.07 Le conseil d’administration peut, le cas échéant, nommer d’autres dirigeants et mandataires (quel que soit le titre que leur donne le conseil d’administration) s’il le juge nécessaire, et ceux-ci ont les pouvoirs et réalisent les fonctions que leur confie le cas échéant le conseil d’administration. Le conseil d’administration peut également, à sa discrétion, démettre de ses fonctions ledit dirigeant ou mandataire de l’Association. Les fonctions de tous les autres dirigeants nommés par le Conseil sont dictées par les modalités de leur engagement, à moins d’être précisées par le conseil d’administration.

13.08 Chef de la direction

  • Le conseil d’administration peut nommer un chef de la direction, qui sera un employé de l’Association. Celui-ci supervise l’ensemble des activités et la gestion générale de l’Association. Le chef de la direction est membre d’office de tous les comités de l’Association, mais sans avoir le droit de vote. Le chef de la direction supervise les activités quotidiennes et l’administration de l’Association, et il embauche et démet de leurs fonctions des mandataires et des employés de l’Association, et parle au nom de celle-ci. Il se conforme à tous les ordres et directives que prescrit le conseil d’administration et transmet aux administrateurs, dans un délai raisonnable, toute l’information dont ils peuvent avoir besoin concernant les affaires de l’Association.

Partie 14 : Comités

14.01 L’Association a trois comités permanents :

  1. un comité exécutif dont le conseil d’administration élit les membres en vertu de l’article 13.02;
  2. un comité des candidatures dont le conseil d’administration nomme les membres.
  3. un comité de vérification, dont le conseil d’administration nomme les membres.

14.02 Le conseil d’administration peut mettre sur pied d’autres comités le cas échéant afin d’obtenir l’information dont il a besoin.

14.03 Un membre d’un comité qui est incapable de s’acquitter de ses fonctions ou ne les exécute pas peut être révoqué après un vote majoritaire du conseil d’administration.

14.04 Chaque comité réalise la mission que lui confie le conseil d’administration, dans les délais impartis au préalable.

14.05 À sa discrétion, le conseil d’administration peut approuver les dépenses raisonnables que doit engager tout comité pour réaliser sa mission.

14.06 À sa discrétion, le conseil d’administration peut adopter toute recommandation issue des travaux d’un comité nommé en vertu du présent article, à la réception du rapport dudit comité.

14.07 Sauf pour les comités permanents, la composition de tout autre comité est établie par le conseil d’administration le cas échéant.

14.08 Le conseil d’administration décide le cas échéant des modalités des réunions de chaque comité permanent et de tout autre comité établi en vertu des présents règlements administratifs. Les réunions sont tenues au moment et à l’endroit convenus par le président du comité, à condition que les membres soient convoqués avec quarante-huit (48) heures de préavis. Une erreur ou une omission dans l’avis de convocation ou d’ajournement d’une réunion de tout comité n’invalide pas la réunion et n’annule pas les délibérations tenues pendant celle-ci. Un membre d’un comité peut en tout temps renoncer à l’avis de convocation et ratifier, approuver et confirmer la totalité ou une partie des délibérations tenues pendant cette réunion.

14.09 Tous les comités rendent compte de leurs activités au conseil d’administration.

14.10 Le conseil d’administration n’est lié par aucune résolution, sans son approbation ou jusqu’à ce qu’il l’approuve, de tout comité, sauf s’il s’agit des décisions concernant des affaires urgentes prises par le comité exécutif entre les réunions ordinaires du conseil d’administration.

14.11 Le conseil d’administration peut, outre toute fonction prescrite par les présents règlements, confier à tout comité et à ses membres d’autres tâches qu’il juge appropriées ,le cas échéant.

14.12 Comité exécutif

  1. Le comité exécutif du conseil d’administration est composé des personnes suivantes :
    1. Le président;
    2. Le vice-président;
    3. Le secrétaire;
    4. Le trésorier;
    5. Le dirigeant sans affectation particulière.
  2. Un membre du comité exécutif peut être révoqué après un vote majoritaire de soixante-quinze pour cent (75 p. 100) du conseil d’administration.
  3. La présence de trois (3) membres du comité exécutif constitue le quorum.

14.13 À toute réunion du comité exécutif, chaque question est réglée à la majorité des votes exprimés à la réunion. Une déclaration du président de la réunion qu’une résolution a été adoptée constitue une preuve concluante de ce fait.

14.14 Tous les membres du comité exécutif doivent être avisés de la tenue d’une assemblée par la poste, par télécopieur, par courrier électronique ou par tout autre moyen acceptable au moins sept (7) jours avant celui de l’assemblée, à moins que tous décident de passer outre à cette exigence.

14.15 Sous réserve des dispositions de la Loi, le comité exécutif exerce les pouvoirs qui lui sont conférés relativement à l’administration des affaires de l’Association, selon ce qu’a établi le conseil d’administration, mais il n’a pas le pouvoir d’abroger, de modifier, d’élargir ou d’amender les règlements administratifs de l’Association.

14.16 Comité de mise en candidatures

L’Association s’appuie en tout temps sur un comité de mise en candidatures, qui a pour mandat de trouver des candidats aux postes d’administrateurs. Compte dûment tenu du plan stratégique de l’Association et de toute contribution particulière du conseil d’administration, le comité de mise en candidatures :

  1. analyse la composition du conseil d’administration afin de déterminer les compétences, les habiletés et l’expérience les plus en mesure de compléter celles déjà représentées par les administrateurs du conseil;
  2. tente de mettre en place un conseil d’administration représentatif de la diversité qu’on retrouve parmi les membres de l’Association et dans l’ensemble de la fonction publique fédérale.
  3. Le comité de mise en candidatures fournit une liste de candidats proposés pour se présenter à l’élection à l’assemblée annuelle des membres convoquée à cette fin, ladite liste étant incluse dans l'avis de l'assemblée annuelle des membres envoyé aux membres. Le comité de mise en candidature dresse une liste d'administrateurs pour l’examen des membres à l'assemblée annuelle des membres en fonction de lignes directrices qui tiennent compte des éléments suivants :
    • un (1) des candidats est membre associé;
    • neuf (9) des candidats sont des membres ordinaires de la région de la capitale nationale;
    • cinq (5) des candidats sont des membres ordinaires, soit un membre de chacune des régions que sont la région de l’Atlantique, la région du Québec et du Nunavut, la région de l’Ontario, la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest ainsi que la région de la Colombie-Britannique et du Yukon).

14.17 Le comité des candidatures est composé d’au moins trois (3) administrateurs. Un membre du comité de mise en candidatures n’est pas admissible à être élu au conseil d’administration à la prochaine assemblée annuelle des membres.

14.18 Les membres de ce comité remplissent un mandat d’un (1) an.

14.19 Le président du comité de mise en candidatures est choisi par le conseil d’administration.

14.20 La majorité des membres du comité de mise en candidatures constitue le quorum.

14.21 Le comité de mise en candidatures propose une liste de candidats choisis parmi les membres en règle, en fonction du nombre de postes vacants à combler. La liste de candidats devrait refléter l’ensemble des habiletés et des compétences que le conseil d’administration estime importantes pour aider l’Association à réaliser son but, ses objectifs et ses principes. Dans la mesure du possible, la liste de candidats devrait être représentative de l’esprit de diversité dont la Loi sur l’équité en matière d’emploi et la Loi sur les langues officielles font la promotion. De plus, elle devrait tenir compte des divers niveaux hiérarchiques caractérisant le groupe de la direction. Cette liste de candidats est élaborée conformément aux politiques et aux procédures en vigueur le cas échéant.

14.22 La liste des candidats proposés est présentée au conseil d’administration et fait subséquemment l’objet d’un vote des membres à l’assemblée annuelle des membres.

14.23 Le président du comité de mise en candidatures s’assure que tous les membres en règle au moment de la distribution de la liste en reçoivent une copie et sont avisés de la tenue d’une élection.

14.24 Comité de vérification

  1. Le comité de vérification est composé de trois (3) membres conformément à l’article 14.17 ainsi que du trésorier et du chef de la direction. Ni le trésorier ni le chef de la direction n’ont droit de vote.
  2. Les membres du comité de vérification sont nommés par le conseil d’administration.
  3. Les membres du comité de vérification occupent leur charge pendant une période d’un (1) an, renouvelable, conformément à l’alinéa 14.24b) aux présentes, pour un maximum de deux (2) mandats pour assurer une continuité au sein du comité.
  4. Le comité de vérification examine :
    • les états financiers annuels;
    • le rapport annuel du vérificateur;
    • les lettres de recommandations;
    • les rapports sur des mandats particuliers; et
    • les lettres de mission des vérificateurs
    dont il rend compte au conseil d’administration.
  5. Le comité de vérification rencontre le vérificateur au moins une fois par année, habituellement une fois la vérification annuelle terminée.

Partie 15 : Signature de documents

15.01 Les chèques sont signés soit par deux (2) dirigeants de l’Association, soit par le chef de la direction et un (1) dirigeant de l’Association. Toutefois, le chef de la direction n’est pas habilité à signer des chèques concernant sa rémunération ou le remboursement de ses dépenses. Tous les contrats, documents et actes écrits ainsi signés lient l’Association sans autre autorisation ou formalité. Le sceau de l’Association peut, au besoin, être apposé aux contrats, aux documents et aux actes écrits signés comme il est précisé ci-dessus.

Partie 16 : Assemblées des membres

16.01 L’assemblée des membres se tient au siège social de l’Association ou à tout endroit au Canada, à la date fixée par le conseil d’administration.

16.02 À toute assemblée annuelle des membres sont présentés, outre toute autre affaire qui peut être traitée, le rapport du conseil d’administration, les états financiers et le rapport des vérificateurs, et sont nommés les vérificateurs de l’année suivante. Les membres peuvent examiner et traiter toute affaire spéciale ou générale à toute assemblée des membres. Le président a le pouvoir de convoquer une assemblée des membres de lui-même ou à la suite d’un vote majoritaire du conseil d’administration sens. Le secrétaire donne ensuite ou fait donner un avis de convocation à ladite assemblée.

16.03 Un avis faisant état des dates, heure et lieu d'une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habile à voter selon une des méthodes suivantes :

  1. par la poste, par messager ou en mains propres, l'avis étant envoyé à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant;
  2. par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l'avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

16.04 Le conseil d’administration convoque une assemblée extraordinaire conformément à l’article 167 de la Loi, dès réception de la requête écrite de membres détenant au moins cinq pour cent (5 %) des droits de vote. Faute par les administrateurs de convoquer l’assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la requête, tout signataire de celle-ci peut le faire.

16.05 En vertu du paragraphe 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre autorisé à voter à une assemblée de membres peut le faire par la poste ou par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre si l’organisation a mis en place un système qui permet à la fois :

  1. de recueillir le vote d'une manière de façon à ce qu’il puisse être vérifié subséquemment, et
  2. de présenter à l’organisation le résultat du vote sans toutefois qu'il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation pour changer cette méthode selon laquelle les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée des membres sont autorisés à voter.

16.06 Chaque membre ordinaire présent à une assemblée a droit à une voix. À toutes les assemblées des membres, chaque décision est prise à la majorité simple, à moins d’indication contraire dans une loi ou les présents règlements administratifs. La présence de vingt-cinq (25) membres ordinaires à une assemblée, dûment constituée, équivaut au quorum.

16.07 Aucune erreur ou omission dans l’avis de convocation de toute assemblée ou de toute assemblée des membres qui a été ajournée n’a pour effet d’invalider cette assemblée ou d’annuler les délibérations tenues ou les décisions prises pendant celle-ci. L’adresse du membre, de l’administrateur ou du dirigeant utilisée pour lui faire parvenir l’avis est la dernière qui apparaît dans les dossiers de l’Association.

Partie 17 : Exercice financier

17.01 L’exercice financier commence le 1er avril et se termine le 31 mars.

Partie 18 : Modifications

18.01 Sous réserve des statuts, le Conseil peut, par résolution, adopter, modifier ou révoquer tout règlement administratif qui régit les activités de l’Association. Tout règlement administratif, modification ou révocation prend effet à compter de la date de la résolution des administrateurs jusqu’à l’assemblée des membres suivante, où les membres peuvent l’approuver, le rejeter ou le modifier par résolution ordinaire. Tout règlement administratif, modification ou révocation confirmé ou reconnu comme étant modifié par les membres demeure en vigueur tel qu’il a été modifié. Tout règlement administratif, modification ou révocation prend fin s’il n’est pas soumis aux membres au cours de la prochaine assemblée des membres ou s’il est rejeté par les membres au cours de l’assemblée.

Partie 19 : Vérificateurs

19.01 Les membres nomment un vérificateur à chaque assemblée annuelle.

19.02 Le vérificateur peut être révoqué et remplacé avant la fin de son mandat au cours d’une assemblée des membres.

19.03 Le vérificateur procède à une vérification annuelle des livres de l’Association, et prépare les états et les rapports financiers de chaque exercice.

Partie 20 : Livres et registres

20.01 Les administrateurs veillent à ce que tous les livres et registres de l’Association et exigés par les règlements administratifs de l’Association ou par tout statut ou loi applicable soient tenus régulièrement et correctement.

Partie 21 : Règles et règlements

21.01 Le conseil d’administration peut prescrire les politiques et procédures qu’il juge opportunes pour la gestion et le fonctionnement de l’Association, pourvu qu’elles n’aillent pas à l’encontre des présents règlements administratifs.

Partie 22 : Dissolution

22.01 Toute résolution visant à dissoudre l’Association doit préciser clairement la date de la dissolution.

Toute créance existante de l’Association ou toute créance susceptible de découler de la dissolution est réglée par le conseil d’administration avant toute répartition de l’actif. Une fois toutes les créances réglées, ce qui reste de l’actif et des liquidités de l’Association est transféré à une association aux objectifs et principes comparables.