Renseignments personnels

Politique de confidentialité

En tant qu’organisme à but non lucratif dont les activités principales ne sont pas commerciales, l’APEX n’est pas assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou à la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, elle a élaboré la Politique de confidentialité suivante pour démontrer son engagement envers la protection des renseignements personnels de ses membres, de ses employés, de ses partenaires et des autres intervenants avec qui l’Association entretient une relation d’affaires.

1. Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels comprennent tous les renseignements factuels ou subjectifs, enregistrés ou non, sur des personnes identifiables (adresses, courriels et numéros de téléphone personnels, statut de membre, cote de sécurité, informations financières (numéros de cartes de crédit, institutions financières et numéros de comptes, déductions à la source), résumés de conversations confidentielles, etc.). Ils ne comprennent pas le nom, l’adresse professionnelle ou les numéros de téléphone d’affaires d’un individu en tant qu’employé d’une organisation.

2. Qui est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis par l’APEX?

L’adjointe exécutive du chef de la direction de l’APEX, dont les responsabilités incluent la gestion de la base de données des membres de l’APEX, voit au respect de la présente politique pour tout renseignement recueilli, utilisé et divulgué en relation avec les adhésions, les activités et les inventaires ainsi qu’avec les services offerts exclusivement aux membres. Le conseiller principal auprès des cadres de direction assume les mêmes responsabilités envers les clients du Service conseil pour les cadres supérieurs.  L’agent de sécurité de l’entreprise collige les renseignements nécessaires pour l’obtention ou le renouvellement de la cote de sécurité d’un membre associé de l’APEX.

3. Pourquoi l’APEX recueille, utilise et divulgue-t-elle des renseignements personnels?

Dans la réalisation de son mandat, l’Association recueille et utilise des renseignements personnels pour les raisons suivantes :

  • tenir à jour la liste de ses membres afin de leur fournir des services, percevoir les frais et les droits d’adhésion, et leur donner accès à des réductions de coûts pour certains services et activités;
  • tenir à jour la liste des clients desservis par le conseiller principal auprès des cadres de direction afin de communiquer avec eux au besoin et de rendre compte de leur degré de satisfaction et des services fournis;
  • tenir à jour la liste des cadres que  l’APEX a parrainés pour l’obtention d’une cote de sécurité en tant qu’organisme accrédité par le Secteur de la sécurité industrielle de Services publics et Approvisionnement Canada;

4. Comment les personnes concernées accordent-elles leur consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels qui les concernent?

Au moment de leur adhésion à l’APEX, les membres fournissent des renseignements personnels dont l’Association se sert exclusivement aux fins décrites à la section 3.

Quand l’APEX organise une activité, elle recueille des renseignements personnels sur les personnes qui y participent et s’en sert uniquement pour la tenue de cette activité (notamment le Symposium annuel de l’APEX).

Quand les cadres à la retraite traitent avec l’APEX de questions concernant leur autorisation de sécurité, ils fournissent tous les renseignements qui permettront à l’APEX de se porter garante d’eux. Ces renseignements sont protégés dans un classeur sécurisé.

5. Dans quelle mesure l’APEX recueille, utilise ou divulgue-t-elle des renseignements personnels?

L’APEX recueille et utilise uniquement les renseignements personnels dont elle a besoin aux fins décrites à la section 3.

6. Combien de temps l’APEX conserve-t-elle les renseignements personnels?

L’APEX conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites à la section 3. Par exemple, les données relatives aux cartes de crédit obtenues au moment de l’inscription à une activité sont conservées pendant quelques jours afin d’effectuer la transaction ou un remboursement au besoin. Les coordonnées des membres sont conservées pendant la durée de leur adhésion et mises à jour sur une base régulière.

Les renseignements sur les autorisations de cote de sécurité sont conservés aussi longtemps que le cadre retraité demeure membre actif en bonne et due forme de l’APEX. Ils sont détruits par l’Agent de sécurité de l’entreprise après six mois lorsque l’adhésion n’est pas renouvelée.

7. Quel est le degré de protection donné aux renseignements personnels conservés par l’APEX?

L’APEX accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation non intentionnelle ou le vol. Cette protection est assurée par des coupe-feux informatiques, des mots de passe pour protéger les bases de données et des classeurs verrouillés. L’accès est limité aux personnes mentionnées à la section 2.

8. Comment les particuliers peuvent-ils accéder aux renseignements personnels conservés sur eux par l’APEX?

Ceux et celles qui désirent accéder à leurs renseignements personnels conservés par l’APEX n’ont qu’à communiquer avec l’Association.

9. La confidentialité et le Service conseil pour les cadres supérieurs – À quoi s’attendre.

Le Service conseil pour les cadres de direction de l’APEX est mis à votre disposition gratuitement en tant que cadre supérieur de la fonction publique du Canada. Le Conseiller principal fournit une écoute discrète et confidentielle, un lieu sécuritaire pour parler de questions délicates et un guichet unique pour obtenir des conseils et se faire orienter vers les services spécialisés à la disposition de la collectivité des cadres.

Le Conseiller principal consigne temporairement un résumé écrit des conversations qu’il aura avec vous afin de mieux se souvenir des détails de votre situation, de l’essentiel de la discussion, de la séquence des événements et des mesures adoptées. Ce dossier est détruit six mois après la fin de l’année financière.

L’APEX traite tous les renseignements que vous fournirez dans la plus stricte confidence. Veuillez toutefois noter que le sceau de confidentialité ne sera pas respecté s’il devait y avoir un risque significatif pour votre sécurité personnelle ou celle d’autrui.

Vous pouvez consulter votre dossier en tout temps. Pour ce faire, veuillez envoyer un courriel à la conseillère principale.