Info-APEX : Échanges Canada

Foire aux questions

J’envisage une affectation dans le cadre d’Échanges Canada (EC). Que dois-je savoir au sujet de ces affectations? Quelle est la première chose que je dois faire?
Communiquez avec votre représentant ministériel du programme Échanges Canada (voir l’hyperlien ci-dessous)
http://www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/learning-apprentissage/pdps-ppfp/ic-ec/exl-fra.asp

Les participants éventuels de l’extérieur de l’administration publique centrale peuvent communiquer avec Échanges Canada en visitant la page de renseignements au public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Quelle est la durée potentielle d’une affectation dans le cadre d’Échanges Canada?
Les affectations dans le cadre d’Échanges Canada peuvent durer jusqu’à trois années consécutives, que l’affectation soit au sein d’une même organisation, soit au sein d’organisations multiples au cours de cette période. Dans certaines circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut prolonger une affectation jusqu’à deux années consécutives additionnelles.

Une période minimale de deux ans doit s’écouler avant qu’un ancien participant puisse participer de nouveau au programme Échanges Canada. http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12553

Quelles sont les conditions d’emploi qui s’appliquent aux participants au programme d’Échanges Canada?
Les participants continuent de recevoir leur salaire et demeurent assujettis aux conditions d’emploi de leur organisme d’attache, y compris son programme de rémunération au rendement, le cas échéant. Toutefois, les participants sont assujettis aux conditions de travail de l’organisme d’accueil, comme les heures de travail, et la présentation et l’approbation des demandes de congés.

Avec quels types d’organisations puis-je conclure une affectation dans le cadre d’Échanges Canada?
Échanges Canada est un programme d’échange entre l’administration publique centrale et d’autres organisations des secteurs privé, public et à but non lucratif au Canada et à l’étranger. En acceptant des affectations temporaires, les employés se perfectionnent sur le plan professionnel tandis que les organisations participant au Programme tirent profit de nouvelles connaissances, compétences et approches. Les organisations peuvent utiliser le programme aux fins d’enrichissement des tâches, de gestion des talents ou d’échange de compétences. Une entreprise à propriétaire unique n’est pas considérée comme une société et, par conséquent, ne peut conclure un accord dans le cadre du programme Échanges Canada.

Les participants ne peuvent se placer en conflit d’intérêts dans la foulée d’une affectation, conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public, à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat et aux codes de conduite organisationnels.

Les participants doivent satisfaire aux vérifications de la fiabilité requises et aux autorisations de sécurité de l’organisation hôte. Les employés de l’administration publique centrale ne peuvent utiliser Échanges Canada pour des affectations à titre de personnel ministériel.

Qu’en est-il de ma rémunération dans le cadre d’Échanges Canada?
L’article 4.2 de la Directive du programme Échanges Canada stipule que « l’organisme d’accueil rembourse à l’organisme parrain l’intégralité du salaire du participant, le coût des avantages sociaux à la charge de l’employeur, les heures supplémentaires et, le cas échéant, la rémunération au rendement (…). L’organisme parrain doit, quant à lui, payer le participant. Les organismes d’accueil ne peuvent rémunérer directement les participants. »

Ceci comprend les contributions à la pension e aux programmes de soins de santé et dentaire. Essentiellement, le participant ne devrait voir aucune différence avec lorsqu’il est présent dans son ministère.

Qui assume les coûts associés aux affectations dans le cadre d’Échanges Canada?
Les participants continuent à recevoir leur salaire et leurs avantages sociaux de leur organisme d’attache. En temps normal, l’organisme d’accueil rembourse ces coûts à l’organisme d’attache. Une entente de remboursement différente peut toutefois être négociée entre les deux parties.

Les autres coûts liés au poste, comme les coûts de formation et de déplacement, relèvent de la l’organisme d’accueil.
Réf. : http://www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/learning-apprentissage/pdps-ppfp/ic-ec/faq-fra.asp

Quel devrait être le contenu d’une entente dans le cadre d’Échanges Canada? (c.-à-d., y a-t-il un libellé particulier?)
Les gabarits d’entente sont disponibles à : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/ic-ec/templates_ex-fra.asp
La lettre d’entente est signée par vous, votre administrateur général et celui de l’organisme d’accueil.
Bien que ce qui suit ne fasse pas partie du gabarit du SCT, les cadres supérieurs peuvent vouloir suggérer qu’on leur fournisse un moyen de rester branchés avec leur organisme d’attache pendant l’affectation. L’APEX suggère le libellé suivant:

Il est convenu que l’organisme parrain fournira un accès continu au réseau informatique de son organisme d’attache (courriel, intranet, applications Web, y compris le système de paie Phoenix, les modules de gestion du rendement et des talents du SGTCS), ainsi qu’un ordinateur portable et un BlackBerry pour la durée de l’affectation dans le cadre d’Échanges Canada.

Puis-je négocier un salaire différent (supérieur) avec mon organisme d’accueil pour la durée de mon affectation d’Échanges Canada?
L’article 4.9 de la Directive du programme Échanges Canada stipule que « pendant leur affectation, les participants en affectation à l’extérieur demeurent au groupe et au niveau de leur poste d’attache, et ils ne peuvent toucher une rémunération supplémentaire de la part de l’organisme d’accueil, par exemple une rémunération d’intérim ou une prime. »

Puis-je profiter d’Échanges Canada puis immédiatement après demander un congé non payé (CNP) pour poursuivre l’occasion à l’externe?
Le but du programme Échanges Canada (EC) est l’amélioration des connaissances, des compétences et des aptitudes du cadre supérieur pour qu’il en fasse bénéficier le ministère à son retour. C’est une affectation temporaire. L’accord stipule expressément que le participant reprend un poste dans son organisme d’attache.

Bien qu’il n’y ait, dans les directives et politiques, aucune disposition relative à EC ou au CNP qui exclut expressément cette possibilité, le fait de permettre à un cadre supérieur de repartir pour une période de temps prolongée pourrait être non conforme à l’esprit du programme. Cela dit, l’administrateur général a le dernier mot sur toutes les ententes d’EC.

Qu’en est-il de la rémunération au rendement dans le cadre d’Échanges Canada ?
Il existe une disposition relative à la rémunération au rendement d’un cadre supérieur en affectation dans le cadre d’Échanges Canada. Voir l’annexe D de la Directive sur le Programme de gestion du rendement (PGR) pour les cadres supérieurs http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=14226

Vous pourriez vouloir discuter tant avec votre organisme d’attache qu’avec votre organisme d’accueil afin de clarifier la façon dont votre rendement sera mesuré pendant votre affectation dans le cadre d’Échange Canada.

Mon organisme parrain doit-il conserver mon poste?
L’entente EC stipule ce qui suit :
« À la fin de l’affectation Échanges Canada, (participant/e) retournera à (organisme parrain) à un poste ayant un taux de rémunération qui ne sera pas inférieur à son traitement actuel plus toute augmentation qui pourrait lui être accordée pendant la durée de l’affectation, en vertu du régime salarial de (organisme parrain), à moins que d’autres arrangements aient été négociés et que (participant/e) et (organisme parrain) aient été d’accord. »

Comment présenter mes demandes de congé dans le cadre d’une affectation d’EC?
Le cadre supérieur en affectation d’EC a le droit de prendre des congés annuels et des congés de maladie au cours de la période d’affectation conformément aux conditions d’emploi qui s’appliquent à lui dans son organisme d’accueil. Les arrangements en matière de congés sont déterminés entre le cadre supérieur et son supérieur de l’organisme d’accueil en fonction des exigences opérationnelles et des besoins personnels.

L’organisme d’accueil fournit à l’organisme parrain, sur une base (mensuelle / trimestrielle), un rapport des congés du cadre supérieur, comme convenu entre les deux parties.

Qu’en est-il si les heures de travail de l’organisme d’accueil sont différentes de celles de la fonction publique (par exemple, une semaine de travail de 30 heures à raison de quatre jours de 7,5 heures)?
Le participant sera assujetti aux conditions de travail de l’organisme d’accueil. Cela inclut les heures de travail, les heures supplémentaires et les demandes de congé, même si ces trois éléments sont des composantes des conditions d’emploi des cadres supérieurs.

Un participant au programme Échanges Canada en affectation dans un organisme où les employés sont tenus de travailler, par exemple, 35 heures par semaine devra s’ajuster à cet horaire. L’inverse est tout aussi vrai. Le participant peut être en affectation dans une organisation où la semaine de travail normale est de 40 heures.

Si l’organisme d’accueil a un horaire des fêtes différent de celui de la fonction publique centrale (soit un jour férié provincial, comme la Journée de la famille, ou ferme ses portes entre Noël et le Nouvel An), le cadre supérieur est-il tenu de prendre un congé annuel pour justifier ces absences du lieu de travail? De même, si l’organisme d’accueil n’offre pas les mêmes jours fériés que ceux de la fonction publique centrale (comme le jour du Souvenir ou le lundi de Pâques), le cadre supérieur doit-il se présenter au travail ces jours-là?
Le cadre supérieur suivrait l’horaire de travail de l’organisme d’accueil, que cela représente un avantage ou un désavantage pour lui, pour le meilleur ou pour le pire.

Qu’en est-il d’une affectation de transition de carrière dans le cadre d’Échanges Canada?
Pour les cadres supérieurs excédentaires qui ne souhaitent plus travailler dans la fonction publique, les ministères peuvent autoriser une affectation de transition vers un autre secteur d’emploi en vertu de la Politique du programme Échanges Canada.

Avant le début de leur affectation au titre d’Échanges Canada, les cadres supérieurs excédentaires doivent accepter par écrit de démissionner à la date de départ de leur emploi dans l’administration publique centrale; ils auront alors droit seulement à leur indemnité normale de départ et au paiement du solde de tout crédit de congés annuels accumulés. Ils n’auront pas droit à des éléments en argent ou sous d’autres formes pouvant faire partie d’une entente de transition dans la carrière.

Les cadres supérieurs qui sont mis en disponibilité pendant qu’ils sont en affectation au titre d’Échanges Canada n’ont droit à aucune priorité de réintégration dans l’administration publique centrale.

Les cadres supérieurs qui sont mis en disponibilité pendant qu’ils sont en affectation au titre d’Échanges Canada peuvent avoir droit, à la discrétion de l’administrateur général, à un paiement forfaitaire pour leur rendement durant la dernière année d’emploi. On peut trouver les instructions à ce sujet dans la Directive sur le Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs.

Comment puis-je obtenir une affectation Échanges Canada avec l’APEX?
L’Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (APEX) comprend un secrétariat doté d’un certain nombre de postes de cadre supérieur de l’APEX (CS), ainsi qu’un personnel permanent pour appuyer l’administration de l’organisation. Les CS sont membres du groupe de la direction. Chaque CS pilote généralement un ou plusieurs dossiers à l’APEX dont l’organisation du symposium annuel de l’APEX; la planification et la réalisation des activités associées à la santé des cadres supérieurs; l’appui et la prestation des services et des activités aux membres de l’APEX; l’appui au chef de la direction en matière d’adhésions, de mobilisation des parties prenantes et de politique stratégique; l’organisation de la cérémonie annuelle d’accueil des nouveaux EX; l’appui aux cadres grâce à la conception de produits liés aux conditions d’emploi; l’offre de services consultatifs anonymes aux cadres supérieurs, et l’appui de l’APEX en matière de communications.

L’APEX est une société à but non lucratif régie par un conseil d’administration de cadres supérieurs fédéraux bénévoles, dont des représentants régionaux, et appuyée par un chef de la direction de qui relèvent les cadres supérieurs de l’APEX. L’APEX est dédiée à fournir aux cadres des occasions de réseauter et de développer une solide communauté de pratique. Dans le cadre de la mission, l’APEX favorise également la santé et le bien-être, et appuie l’excellence en leadership. À titre de voix de la collectivité fédérale des cadres supérieurs, l’Association est une organisation nationale dynamique dont les conseils sur les enjeux essentiels de la fonction publique sont appréciés et sollicités par les principaux décideurs.

Les CS joignent l’APEX par l’intermédiaire du programme Échanges Canada, habituellement pour une période de 24 à 36 mois. Ils doivent obtenir l’accord de leur administrateur général pour couvrir leur plein salaire pour toute la durée de leur affectation à l’APEX.

Ces affectations peuvent se dérouler à tout moment au cours de la carrière d’un cadre supérieur puisque l’objectif d’une affectation temporaire est le perfectionnement professionnel des employés tandis que les organisations participant au programme tirent profit de nouvelles connaissances, compétences et approches. Les organisations peuvent utiliser le programme aux fins d’enrichissement des tâches, de gestion des talents ou d’échange de compétences.

Les possibilités d’affectations à titre de CS sont partagées avec les membres pour qu’ils puissent manifester leur intérêt en fonction des occasions qui se présentent.

Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et l’Annexe B de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat s’appliquent-ils aux fonctionnaires travaillant à l’administration publique centrale, et qui acceptent des affectations temporaires dans d’autres secteurs aux termes de la Politique du programme Échanges Canada?
Oui, le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat s’inscrit dans les conditions d’emploi de tous les fonctionnaires travaillant dans les ministères, organismes et autres institutions publiques, dont le Conseil du Trésor est l’employeur , et les principes qui y sont énoncés continuent de s’appliquer aux employés qui acceptent une affectation dans le cadre du programme échanges Canada. Selon la Politique du programme Échanges Canada, l’employé qui accepte une affectation dans le cadre de ce programme continue de relever de son organisme d’attache dans la fonction publique fédérale et doit y retourner à la fin de l’affectation, sauf accord entre les parties. Elle prévoit que toutes les conditions, à l’exception du statut d’exclusion du poste qui est laissé vacant temporairement, continuent de s’appliquer. Elle prévoit par ailleurs que l’administrateur général doit s’assurer que les lignes directrices relatives aux conflits d’intérêts, à l’après-mandat et à la sécurité sont respectées.

Liens

Directive du programme Échanges Canada
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12553
Directive sur la rémunération des cadres supérieurs
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=14220
Politique du programme Échanges Canada
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12552
Échanges Canada – Foire aux questions
http://www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/learning-apprentissage/pdps-ppfp/ic-ec/faq-fra.asp
Liste des coordinateurs / coordinatrices pour le programme Échanges Canada dans les ministères – Personnes ressources pour le niveau cadre
http://www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/learning-apprentissage/pdps-ppfp/ic-ec/exl-fra.asp
Information sur les affectations de transition dans la carrière au titre d’Échanges Canada
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=14218

ANNEXE
Le paragraphe 3.4 de la Directive du programme Échanges Canada énonce :

« La lettre d’entente est signée par les parties et doit au moins :
a. comprendre un énoncé indiquant que le participant est un employé de l’organisme parrain, y compris d’une société personnelle et qu’il le demeurera pendant toute la durée de l’affectation;
b. comprendre un énoncé selon lequel le participant reprendra un poste au sein de l’organisme parrain à un taux de rémunération qui ne sera pas inférieur à son salaire actuel;
c. préciser la date à laquelle l’affectation commence et la date à laquelle elle prend fin;
d. préciser les montants de la rémunération qui devront être remboursés;
e. inclure un énoncé précisant la façon dont les exigences en matière de langues officielles seront satisfaites;
f. indiquer les éléments d’information que les parties acceptent de rendre publics;
g. indiquer l’approche à adopter en ce qui concerne l’évaluation du rendement lorsque la rémunération est en fonction du rendement ou variable (ex. : pour les membres du groupe de la direction);
h. comprendre un énoncé concernant les obligations du participant aux termes du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, de la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, de la partie 7 (« Activités politiques ») de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et des codes de conduite des organisations; et
i. comprendre l’énoncé suivant : « Il incombe en fin de compte à (nom de l’organisme parrain) d’absorber les coûts liés à l’indemnisation des accidents du travail, quelle que soit la personne désignée responsable par la commission provinciale ou territoriale des accidents du travail ».