Politique de confidentialité

En tant qu’organisme à but non lucratif dont les activités principales ne sont pas commerciales, l’APEX n’est pas assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou à la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, elle a élaboré la Politique de confidentialité suivante pour démontrer son engagement envers la protection des renseignements personnels de ses membres, de ses employés, de ses partenaires et des autres intervenants avec qui l’Association entretient une relation d’affaires.

1. Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels comprennent tous les renseignements factuels ou subjectifs, enregistrés ou non, sur des personnes identifiables (adresses, courriels et numéros de téléphone personnels, statut de membre, cote de sécurité, informations financières (numéros de cartes de crédit, institutions financières et numéros de comptes, déductions à la source), résumés de conversations confidentielles, etc.). Ils ne comprennent pas le nom, l’adresse professionnelle ou les numéros de téléphone d’affaires d’un individu en tant qu’employé d’une organisation.

2. Qui est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis par l’APEX?

L’équipe responsable des services aux membres, qui s’occupe de la gestion de la base de données des membres de l’APEX, voit au respect de la présente politique pour tout renseignement recueilli, utilisé et divulgué en relation avec les clients, les adhésions, les activités et les inventaires ainsi qu’avec les services offerts exclusivement aux membres. La chef du Service-conseil pour les cadres supérieurs assume les mêmes responsabilités envers les clients du Service conseil pour les cadres supérieurs.

3. Pourquoi l’APEX recueille, utilise et divulgue-t-elle des renseignements personnels?

Dans la réalisation de son mandat, l’Association recueille et utilise des renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• tenir à jour la liste de ses clients afin de leur fournir des services, percevoir les frais et les droits d’adhésion, et leur donner accès à des réductions de coûts pour certains services et activités;
• tenir à jour la base de données des clients desservis par les conseillers auprès des cadres supérieurs afin de communiquer avec eux au besoin et de rendre compte de leur degré de satisfaction et des services fournis; La base de données et les dossiers physiques sont détruits à la fin de chaque exercice financier ou dès que les clients en font la demande.

4. Comment les personnes concernées accordent-elles leur consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels qui les concernent?

Au moment de leur adhésion à l’APEX, les membres fournissent des renseignements personnels dont l’Association se sert exclusivement aux fins décrites à la section 3.

Quand l’APEX organise une activité, elle recueille des renseignements personnels sur les personnes qui y participent et s’en sert uniquement pour la tenue de cette activité, à moins d’indication contraire.

Lors de la première rencontre dans le cadre de la prestation de services-conseils, le conseiller passe en revue le processus de cueillette de données et les règles entourant la confidentialité des renseignements avec le client.

5. Dans quelle mesure l’APEX recueille, utilise ou divulgue-t-elle des renseignements personnels?

L’APEX recueille et utilise uniquement les renseignements personnels dont elle a besoin aux fins décrites à la section 3.

6. Combien de temps l’APEX conserve-t-elle les renseignements personnels?

L’APEX conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites à la section 3. Par exemple, les données relatives aux cartes de crédit obtenues au moment de l’inscription à une activité sont conservées pendant quelques jours afin d’effectuer la transaction.

Les renseignements concernant un client donné recueillis dans le cadre de la prestation de services-conseils sont détruits à la fin de chaque exercice financier ou dès que le client en fait la demande.

7. Quel est le degré de protection donné aux renseignements personnels conservés par l’APEX?

L’APEX accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation non intentionnelle ou le vol. Cette protection est assurée par des coupe-feux informatiques, des mots de passe pour protéger les bases de données et des classeurs verrouillés.

La base de données du Service-conseil pour les cadres supérieurs est hébergée sur un serveur distinct et sécurisé auquel seuls l’administrateur du serveur et les conseillers peuvent accéder, et ce, uniquement dans les locaux de l’APEX.

8. Comment les particuliers peuvent-ils accéder aux renseignements personnels conservés sur eux par l’APEX?

Ceux et celles qui désirent accéder à leurs renseignements personnels conservés par l’APEX n’ont qu’à communiquer avec l’Association.

9.  La confidentialité et le Service conseil pour les cadres supérieurs – À quoi s’attendre.

Le Service conseil est mis à votre disposition gratuitement en tant que cadre supérieur de la fonction publique du Canada. Le Conseiller principal fournit une écoute discrète et confidentielle, un lieu sécuritaire pour parler de questions délicates et un guichet unique pour obtenir des conseils et se faire orienter vers les services spécialisés à la disposition de la collectivité des cadres.

Le Conseiller principal consigne temporairement un résumé écrit des conversations qu’il aura avec vous afin de mieux se souvenir des détails de votre situation, de l’essentiel de la discussion, de la séquence des événements et des mesures adoptées. Ce dossier est détruit peu de temps après la fin de l’année financière.

L’APEX traite tous les renseignements que vous fournirez dans la plus stricte confidence. Veuillez toutefois noter que le sceau de confidentialité ne sera pas respecté s’il devait y avoir un risque significatif pour votre sécurité personnelle ou celle d’autrui.

Vous pouvez consulter votre dossier en tout temps. Pour ce faire, veuillez envoyer un courriel à la conseillère principale.