J’envisage une affectation dans le cadre d’Échanges Canada (affectation d’échange). Que dois-je savoir au sujet de ces affectations? Quelle est la première chose que je dois faire?
Communiquez avec votre représentant ministériel du programme Échanges Canada.
Quelle est la durée potentielle d’une affectation d’échange?
Les affectations d’échange peuvent durer jusqu’à trois années consécutives, que l’affectation soit au sein d’une seule organisation ou au sein d’organisations multiples au cours de cette période. Dans certaines circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut prolonger une affectation jusqu’à deux années additionnelles conformément à l’annexe B de la Politique sur la gestion des personnes.
En temps normal, une période d’au moins deux ans doit s’écouler entre deux affectations dans le cadre du programme Échanges Canada, mais l’administrateur général peut renoncer à cette exigence, conformément à la Directive sur Échanges Canada et à l’Annexe B de la Politique sur la gestion des personnes.
Quelles sont les conditions d’emploi qui s’appliquent aux participants au programme d’Échanges?
Les participants continuent d’être des employés de l’organisme parrain (d’attache) et demeurent assujettis aux conditions d’emploi de leur poste d’attache, y compris son programme de rémunération au rendement, le cas échéant. Toutefois, la présentation et l’approbation de demandes de congés doivent faire l’objet d’une entente entre l’organisme parrain (d’attache) et l’organisme d’accueil.
Avec quels types d’organisations puis-je conclure une affectation d’échange?
Échanges Canada est un mécanisme de mobilité entre l’administration publique centrale et d’autres organisations des secteurs privé, public et à but non lucratif au Canada et à l’étranger. En acceptant des affectations temporaires, les employés se perfectionnent sur le plan professionnel tandis que les organisations qui participent au Programme tirent profit de nouvelles connaissances, compétences et approches. Les organisations peuvent utiliser le programme Échanges Canada aux fins d’enrichissement des tâches, de gestion des talents ou d’échange de compétences. Une entreprise à propriétaire unique n’est pas considérée comme une société et, par conséquent, ne peut conclure un accord dans le cadre du programme Échanges Canada.
Les participants doivent s’assurer qu’ils ne se trouvent pas en situation de conflit d’intérêts dans la foulée d’une affectation, conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public, de la Directive sur les conflits d’intérêts, de la partie 7 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et de tout autre code de conduite organisationnel.
Les participants doivent satisfaire aux vérifications de fiabilité requises et aux autorisations de sécurité de l’organisation hôte. Les employés de l’administration publique centrale ne peuvent utiliser Échanges Canada pour des affectations à titre de personnel ministériel.
Qu’en est-il de ma rémunération dans le cadre d’une affectation d’échange?
L’article 4.2.22 de la Directive sur Échanges Canada précise que l’organisme parrain (d’attache) doit continuer de verser le plein salaire du participant pendant la durée de l’affectation. Et l’article 4.2.24 stipule que « l’organisme d’accueil rembourse à l’organisme parrain (d’attache) l’intégralité du salaire du participant, le coût des avantages sociaux à la charge de l’employeur et, le cas échéant, la rémunération au rendement ». Cela comprend les cotisations de retraite et les régimes de soins médicaux et dentaires. Les organismes d’accueil ne peuvent rémunérer directement les participants. En principe, le participant ne devrait pas remarquer de différence par rapport à son organisme d’attache.
Qui assume les coûts associés aux affectations d’échange?
Les participants continuent à recevoir leur salaire et leurs avantages sociaux de leur organisme d’attache. En temps normal, l’organisme d’accueil rembourse ces coûts à l’organisme d’attache. Une entente de remboursement différente peut toutefois être négociée entre les deux parties.
Conformément à l’article 4.2.10 de la Directive sur Échanges Canada, les gestionnaires de l’organisme d’accueil doivent assumer tous les frais professionnels, y compris le coût des entretiens préliminaires, les frais de déplacement et les frais de formation officielle dans le cadre de l’affectation.
Qu’est-ce qui devrait figurer dans l’entente d’échange?
L’annexe à la Directive relative à Échanges Canada énumère les éléments minimaux qui doivent figurer dans la lettre d’entente.
La lettre d’entente est signée par l’employé, l’administrateur général de son organisme d’attache et le responsable de l’organisation d’accueil.
Bien que ce qui suit ne fasse pas partie des éléments minimaux, les cadres supérieurs peuvent vouloir qu’on leur fournisse un moyen de rester branchés avec leur organisme d’attache pendant l’affectation. Cela leur permettrait notamment d’avoir accès à leurs données salariales. L’APEX suggère le libellé suivant :
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- Il est convenu que l’organisme parrain fournira un accès continu à son réseau informatique (courriel, intranet, applications Web, y compris le système de paie Phoenix, les modules de gestion du rendement et des talents du SGTCS), par le biais d’’un ordinateur portable et d’un cellulaire pour la durée de l’affectation d’échange.
Puis-je négocier un salaire différent (supérieur) avec mon organisme d’accueil pour la durée de mon affectation d’échange?
Pendant leur affectation d’échange, les participants demeurent au groupe et au niveau de leur poste et organisme d’attache. L’article 4.2.20 de la Directive sur Échanges Canada stipule que « pendant l’affectation, les participants ne reçoivent aucune rémunération supplémentaire de l’organisme d’accueil », ce qui exclut aussi toute rémunération d’intérim.
Puis-je profiter d’Échanges puis immédiatement après demander un congé non payé (CNP) pour poursuivre l’occasion à l’externe?
Le but d’Échanges est l’amélioration des connaissances, des compétences et des aptitudes du cadre supérieur pour qu’il en fasse bénéficier le ministère à son retour. C’est une affectation temporaire. La lettre d’entente doit stipuler que le participant reprendra un poste dans son organisme parrain (d’attache). Bien qu’il n’y ait, dans les directives et politiques, aucune disposition relative à l’affectation d’échange ou au CNP qui exclut expressément cette possibilité, le fait de permettre à un cadre supérieur de repartir pour une période prolongée pourrait être non conforme à l’esprit du programme. Cela dit, l’administrateur général est autorisé à gérer les affectations d’échange au sein de son organisme conformément à l’Annexe B de la Politique sur la gestion des personnes.
Qu’en est-il de la rémunération au rendement dans le cadre de mon échange?
Les participants en affectation d’échange sont assujettis au programme de gestion du rendement de leur organisme d’attache. Il est prévu qu’un cadre supérieur réalisant une affectation d’échange puisse être rémunéré au rendement. Prière de consulter l’Annexe A de la Directive sur la gestion du rendement et des talents des cadres supérieurs.
Vous pourriez vouloir discuter tant avec votre organisme d’attache qu’avec votre organisme d’accueil afin de clarifier la façon dont votre rendement sera mesuré pendant votre affectation dans le cadre d’Échanges. Les participants doivent également consulter leur entente d’affectation d’échange pour tous les renseignements précis concernant leur entente de gestion du rendement.
Mon organisme parrain doit-il conserver mon poste?
L’entente d’Échanges stipule ce qui suit :
Les gestionnaires sont chargés de « faciliter la réintégration des employés dans l’organisation à la suite d’une affectation d’Échanges Canada ».
En vertu de l’annexe A.II.17 de la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs, les employés consentent à être mutés comme condition d’emploi à la nomination (à l’exception des nominations intérimaires) ou à être mutés à tout poste du groupe professionnel EX ou LC ou au niveau DS-07A, DS-07B ou DS-08. Étant donné que les participants à l’échange sont absents de leur organisation pendant une longue période et compte tenu de la directive susmentionnée, les participants à l’échange ne doivent pas s’attendre à retrouver le même poste après la fin de l’entente d’échange et doivent s’assurer d’avoir des discussions à ce sujet avec leur organisation d’attache bien avant la date prévue pour leur retour.
Comment présenter mes demandes de congé pendant dans une affectation d’échange?
Le cadre supérieur en affectation d’échange a le droit de prendre des congés annuels et des congés de maladie au cours de la période d’affectation conformément aux conditions d’emploi qui s’appliquent au cadre supérieur dans son organisme d’accueil. Les arrangements en matière de congés sont déterminés entre le cadre supérieur et son supérieur de l’organisme d’accueil en fonction des exigences opérationnelles et des besoins personnels.
Les participants à l’échange doivent s’assurer que l’organisme d’accueil fournit régulièrement à l’organisme parrain un rapport des congés pris par le cadre supérieur.
Qu’en est-il si les heures de travail de l’organisme d’accueil sont différentes de celles de la fonction publique (par exemple, une semaine de travail de 30 heures à raison de quatre jours de 7,5 heures)?
Le participant d’Échanges Canada est assujetti aux conditions d’emploi de son organisme d’attache, mais doit respecter les conditions de travail de l’organisme d’accueil. Cela inclut les heures de travail, les jours fériés, les heures supplémentaires, les exigences de sécurité et la planification des vacances et des congés sans solde.
Si l’organisme d’accueil a un horaire des fêtes différent de celui de la fonction publique centrale (soit un jour férié provincial, comme la Journée de la famille, ou ferme ses portes entre Noël et le Nouvel An), le cadre supérieur est-il tenu de prendre un congé annuel pour justifier ces absences du lieu de travail? De même, si l’organisme d’accueil n’offre pas les mêmes jours fériés que ceux de la fonction publique centrale (comme le jour du Souvenir ou le lundi de Pâques), le cadre supérieur doit-il se présenter au travail ces jours-là?
Le participant d’Échanges Canada doit respecter les conditions de travail de l’organisme d’accueil. Cela inclut les heures de travail, les jours fériés, les heures supplémentaires, les exigences de sécurité et la planification des vacances et des congés sans solde.
Qu’en est-il d’une affectation de transition de carrière dans le cadre d’un échange?
Conformément à l’article E.2.2.3.2.1 de l’annexe E de la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs, avant le début de leur affectation dans le cadre du programme Échanges Canada, les cadres supérieurs en situation excédentaire doivent accepter, par écrit, de démissionner à compter de leur date de mise en disponibilité de l’administration publique centrale, et seront admissibles uniquement à leur indemnité de départ et au remboursement des crédits de congé accumulés. Ils ne seront pas admissibles aux éléments monétaires et non monétaires qui peuvent faire partie d’une entente de transition dans la carrière.
Les cadres supérieurs qui sont mis en disponibilité pendant qu’ils sont en affectation d’échange n’ont droit à aucune priorité de réintégration dans l’administration publique centrale.
Les cadres supérieurs qui sont mis en disponibilité pendant qu’ils sont en affectation d’échange peuvent avoir droit à la rémunération au rendement durant leur dernière année d’emploi, conformément aux articles B.8.3 et B.8.4 de l’annexe B de la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs.
Comment puis-je obtenir une affectation d’échange avec l’APEX?
L’Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (APEX) comprend un secrétariat doté d’un certain nombre de postes de cadre supérieur de l’APEX (CSA), ainsi qu’un personnel permanent pour appuyer l’administration de l’organisation. Les CSA sont membres du groupe des cadres supérieurs. Chaque CSA pilote généralement un ou plusieurs dossiers à l’APEX dont l’organisation du sommet annuel de l’APEX; la planification et la réalisation des activités associées à la santé des cadres supérieurs; l’appui et la prestation des services et des activités aux membres de l’APEX; l’appui au chef de la direction en matière d’adhésions, de mobilisation des parties prenantes et de politique stratégique; l’organisation de la cérémonie annuelle d’accueil des nouveaux cadres supérieurs; l’appui aux cadres supérieurs grâce à la conception de produits liés aux conditions d’emploi; l’offre de services consultatifs confidentiels aux cadres supérieurs, et l’appui de l’APEX en matière de communications et de technologies de l’information.
L’APEX est un organisme à but non lucratif régi par un conseil d’administration de cadres supérieurs fédéraux bénévoles, dont des représentants régionaux, et appuyé par un chef de la direction de qui relèvent les cadres supérieurs de l’APEX. L’APEX est dédiée à fournir aux cadres supérieurs des occasions de réseauter et de développer une solide communauté de pratique. Dans le cadre de sa mission, l’APEX favorise également la santé et le bien-être, et appuie l’excellence en leadership. À titre de voix de la collectivité fédérale des cadres supérieurs, l’Association est une organisation nationale dynamique dont les conseils sur les enjeux essentiels de la fonction publique sont appréciés et sollicités par les principaux décideurs.
Les CSA joignent l’APEX par l’intermédiaire du programme Échanges Canada, habituellement pour une période de 24 à 36 mois. Ils doivent obtenir l’accord de leur administrateur général pour couvrir leur plein salaire pour toute la durée de leur affectation à l’APEX.
Ces affectations peuvent se dérouler à tout moment au cours de la carrière d’un cadre supérieur puisque l’objectif d’une affectation temporaire est le perfectionnement professionnel des employés tandis que les organisations participant au programme tirent profit de nouvelles connaissances, compétences et approches. Les organisations peuvent utiliser le programme Échanges Canada aux fins d’enrichissement des tâches, de gestion des talents ou d’échange de compétences.
Les possibilités d’affectations à titre de CSA sont partagées avec les membres pour qu’ils puissent manifester leur intérêt en fonction des occasions qui se présentent.
Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et la Directive sur les conflits d’intérêts s’appliquent-ils aux fonctionnaires travaillant à l’administration publique centrale, et qui acceptent des affectations temporaires dans d’autres secteurs aux termes de la Directive du programme Échanges Canada?
Oui, le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et de la Directive sur les conflits d’intérêts s’inscrit dans les conditions d’emploi de tous les fonctionnaires travaillant dans les ministères, organismes et autres institutions publiques, dont le Conseil du Trésor est l’employeur, et les principes qui y sont énoncés continuent de s’appliquer aux employés qui acceptent une affectation d’échange.
Selon la Directive sur Échanges Canada l’employé qui accepte une affectation d’échange continue de relever de son organisme d’attache dans la fonction publique fédérale et doit y retourner à la fin de l’affectation.
Y a-t-il d'autres éléments à prendre en compte?
Les participants à l’échange doivent s’assurer qu’ils maintiennent leur profil linguistique et qu’ils participent à toute formation obligatoire dispensée par leur ministère d’attache. Cela les aidera dans les processus de gestion du rendement et des talents et facilitera leur retour dans leur ministère d’attache une fois l’affectation d’échange terminée.
Liens
- Directive sur les conflits d’intérêts
- Directive sur Échanges Canada
- Directive sur la gestion du rendement et des talents des cadres supérieurs
- Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs
- Politique sur la gestion des personnes
- Code de valeurs et d’éthique du secteur public
- Renseignements généraux sur les ententes dans le cadre d’Échanges Canada
ANNEXE
Dans la Directive sur Échanges Canada, l’annexe Normes d’administrations des affectations d’Échanges Canada fournit des renseignements sur ce qui doit être inclus dans la lettre d’entente.
